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日本仪器机场备案的具体材料如下
一、申请资料包括
（1）进口日本仪器机场产品备案申请书
（2）申请人、收货人、发货人营业执照（复印件）
（3）装运前预检验申请书
（4）拟进口日本仪器机场产品清单（按标准格式填写，一式两份，要求以电脑打制。）
（5）进口日本仪器机场产品描述（按网上标准格式填写）
（6）其它材料（8年前制造的日本仪器机场产品原则上均需提供产品彩色图片|照片；制造年限久的机械如在发运前已经维修整理，申请人可提供相关记录与证明；进口的二手大型成套机械需提供机械配置图、工艺流程图等资料。）
（7）进口用于销售、租赁或者维修等用途且国家实施强制性产品认证制度、进口质量许可管理以及有其他规定要求的日本仪器机场产品的，备案申请人申请备案时必须提供相应的证明文件（复印件）
（8）外商投资企业投资进口机械需另提供：
a、外商投资企业批准证书；
b、进口机械审核清单(由外资管理部门出具)；
c、有关部门的批复或可行性研究报告；
（9）印刷行业需另提供：
a、印刷行业及特种行业**复印件。
b、新闻出版署意见反馈函。（办理程序：由进口用户持申请表、申请报告及上述书面材料到国家机械办开具征求意见函，送交新闻出版署征求意见，待意见反馈后，国家机械办根据反馈意见开始办理。在用户取证时，须提供国家质检总局签发的日本仪器机场产品备案联系单
（10）合同或协议
（11）进口日本仪器机场产品拟备案工作联系单（需办理机械证时提供）
以上资料中，1~5项为必须提供，6~9项必要时提供。
二、申请人提交的进口日本仪器机场产品清单应符合如下要求
（1）清单一式两份，必须打印，除核销栏不填外，其余栏目均需填写齐全，不得涂改。
（2）数量、金额栏要总计，合同金额如以其它币种结算必须同时以美圆计。
（3）为防止证书频繁更改，申请人填写的HS编码事先应经海关相关部门确认；
（4）机械状态栏的填写要求为：
a、已经使用，仍具备基本功能和一定使用价值的机械产品；
b、未经使用但存放时间过长，超过质量保证期的机械产品；
c、未经使用但存放时间过长，部件产生明显有形损耗的机械产品；
d、新二手部件混装的机械产品；
e、二手成套机械。以上五项中选择一项。
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